Warum IT-Projekte aus dem Ruder laufen ...

Erschreckend häufig hört man von Projekten, die den Kosten- und Zeitrahmen sprengen oder einfach nur scheitern. Tatsächlich werden die wenigsten IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen. Warum ist das so und was kann man dagegen tun?

Zahlen und Fakten

Einer Studie der TU München zufolge war weniger als die Hälfte der IT-Vorhaben der vergangenen Jahre erfolgreich. Die Projekte dauerten länger als geplant, kosteten wesentlich mehr oder führten nicht zum geplanten Ergebnis. Andere Projekte mussten abgebrochen werden. Viel Geld wurde in den Sand gesetzt. Zu ähnlichen Ergebnissen kommen auch die meisten anderen Studien.

Einer Studie der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) zufolge bestimmen Kommunikation, Zieldefinition und die Qualifikation der Mitarbeiter den Erfolg eines Projekts.

Ziele, Ressourcen und Kommunikation

• Ohne genaue Zielsetzung geht's nicht. Sind die gesetzten Ziele auch realistisch?
  Zieldefinition – Was wird am Ende erwartet?
• Stellen Sie sicher, dass die Projektbeteiligten fachlich geeignet und genügend Zeit haben für die Umsetzung. Die Praxis zeigt, wie wichtig Pufferzeiten sind.
  Zeitmanagement!
  
• Oft finden Änderungen ohne ausreichende Abstimmung und eindeutiger Zieldefinition statt.
  Kommunikation

So kommunizieren Sie erfolgreich:

1. Auf sprachliche Genauigkeit achten
2. Sofort rückfragen, wenn sich Unklarheiten abzeichnen
3. Klärung dokumentieren und bekanntmachen

Auch die Abnahmeprozesse gehören zur Kommunikation. Abnahmeszenarien genau beschreiben: Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit die Abnahme erfolgt? Wie wird die Abnahme dokumentiert?

E-Mail und/oder Telefon?

Eine E-Mail ist meist schnell geschrieben. Wenn es allerdings darum geht, Dinge zu klären, ist der Griff zum Telefon die bessere Alternative. Am besten gefolgt von einer kompakt zusammenfassenden E-Mail.

Umgang mit Änderungen in den Anforderungen

Ein kritischer Punkt: Haben sich die Anforderungen im Verlauf des Projekts geändert oder wurden sie vielleicht nicht ausreichend beschrieben (s. weiter oben)? Was tun? Hinterfragen, ob tatsächlich eine Änderung im Projektplan notwendig ist, mit allen Konsequenzen hinsichtlich Zeit, Kosten und Kommunikation.

Nachträgliche Änderungen sind häufig auf Missverständnisse zurückzuführen. Meistens ziehen sich Projekte dadurch in die Länge. In vielen Fällen sind Folgeprojekte die bessere Lösung!

Sollte doch eine Anpassung des Projektplans notwendig sein, muss dies unbedingt dokumentiert werden. Es muss erkennbar bleiben, warum der ursprüngliche Zeitplan verlassen wurde. Eine Änderung des Projekts ohne Abstimmung, Kommunikation und Dokumentation ist in keinem Fall annehmbar. Es hat sich bewährt, nach jeder Phase eine Standortbestimmung durchzuführen. Hier erfolgt entweder die Freigabe für die nächste Phase oder eine Neuausrichtung des Projekts. Diese Zwischenschritte sind eine große Hilfe, insbesondere bei größeren Projekten.

Der Faktor Mensch

In vielen Fällen werden die Fachabteilungen, die mit der Lösung arbeiten werden, nicht genügend einbezogen. Besser ist es, alle frühzeitig ins Boot zu holen. Informieren Sie die Fachabteilungen umfassend und hören Sie zu, wenn Bedenken geäußert werden. Leisten Sie Überzeugungsarbeit und bauen Sie Widerstände ab. Es ist immer wirtschaftlicher, die Zeit im Vorfeld zu investieren, anstatt zu riskieren, dass sich das Projekt in die Länge zieht oder gar boykottiert wird.

Ein Projekt bedeutet Arbeit

Diese besteht aus Planung, Organisation, Kommunikation, Kontrolle und Anpassung. Das sind Leistungen, die Zeit und Geld kosten und im Budget berücksichtigt werden müssen. Bekommt das Projektmanagement nicht den Stellenwert, den es braucht, ist das Scheitern bereits vorprogrammiert. Das ist aber immer die teuerste Lösung, weil nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit verschwendet wird. Effizientes Projektmanagement ist nicht ein "Nice-to-have", sondern ein absolutes Muss.

Fazit

Jedes Projekt braucht Projektmanagement und eine gute handwerkliche Umsetzung. Das sind die Basics. Und für jedes Projekt brauchen Sie SMARTe Ziele: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert. Wenn Sie zusätzlich darauf achten, dass genügend Ressourcen vorhanden sind, Ziele und Standards definiert sind, die Teammitglieder qualifiziert und gut kommunizieren, haben Sie die allerbesten Aussichten auf Erfolg.