Menu

Dokumentenmanagement

DMS mit ELO

Der berühmte Leitzordner hat nicht ausgedient, er ist digitalisiert. ELO steht für Elektronischer Leitz Ordner und ist ein vollelektronisches Ablagesystem. ELOprofessional ist ein ideales Dokumenten-Management-System für kleine und mittelständische Unternehmen.

ELO bringt jedem Unternehmen große Vorteile:

  • Schluss mit der aufwändigen Suche: Alle Dokumente und Belege blitzschnell im Zugriff
  • Wirklich sehr viel weniger Papier
  • Aktenschränke können ebenfalls entsorgt werden
  • Lückenlose Archivierung und Schutz vor Veränderung
  • Effiziente, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Dokumente im Arbeitsfluss genau verfolgen
  • Workflows gestalten um Prozesse zu verbessern
  • Alle Dokumente im Zugriff, auch von unterwegs

Kontakt & Infos

Georg Engels

Sales E-STARTER
+49 (0)7364 9666-251
elo@3e-it.com

Regelmäßig informiert sein. Abonnieren Sie hier unseren kostenlosen Newsletter.

Details

Intuitive Bedienung

Der Workflowdesigner in ELO

Workflowdesigner

Mit dem ELO Workflowdesigner werden Prozesse automatisiert und Information verfügbar gemacht. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit, die Qualität erhöht sich, weil Fehlerquellen beseitigt werden.

Es ist sichergestellt, dass die erforderlichen Personen informiert sind. Folgeaktivitäten werden ebenfalls getriggert.

Digitales Dokumentenmanagement - Papierarmes Büro mit Struktur

Finden statt Suchen - Zeit und Kosten sparen durch cleveres Dokumentenmanagement. Mit ELO archivieren Sie im Handumdrehen alle geschäftsrelevanten Unterlagen zu einem Vorgang, unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben.

FAQ

Retro

Ist ELO für jede Branche geeignet?

Ja. ELO ist für alle Branchen und für alle Unternehmensgrößen ein ideales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Lösungen von ELO sind in verschiedenen Ausbaustufen erhältlich. Die meisten unserer Kunden entscheiden sich für ELOprofessional.

Welche Vorteile habe ich in Verbindung mit 3E-LOOK?

Es gibt eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen. Die direkte Verbindung zu 3E-LOOK sorgt dafür, dass alle in 3E-LOOK erzeugten Belege und Dokumente automatisch und zuverlässig archiviert werden. Durch eine weitere Funktionalität, die sogenannte Dropzone, können andere Dokumente einfach durch Drag & Drop archiviert werden.

Wie müssen elektronische Belege aufbewahrt werden?

Elektronische Bleege müssen archiviert werden, wenn sie aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten. Es muss sichergestellt, sein, dass die Belege weder verändert noch gelöscht werden können.

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten. Buchungsbelege können durch gescannte Dokumente ersetzt werden.

Downloads

Dokumentenmanagement bei Fensterbau Kipf
1 MB Download black
ELO bei Evers in Rothenburg
1,4 MB Download black

Referenzen

Friedrich und Regina Kipf freuen sich über die Prozessoptimierung im Unternehmen

Schluss mit der Papierflut dank ELO

Für die Fensterbau Kipf & Sohn GmbH in Markt Berolzheim gehört es zur Unternehmensphilosophie, die passende, individuell maßgeschneiderte Lösung zu finden, die genau auf den Kundenwunsch abgestimmt ist. Den gleich hohen Anspruch hat der Softwarehersteller 3E Datentechnik GmbH aus Oberkochen. So war es keine Überraschung, dass beim jüngsten Projekt der Prozessoptimierung die Zusammenarbeit so harmonisch verlief:
Gemeinsam schafften es die beiden innovativen Unternehmen. Innerhalb von wenigen Monaten die IT-basierte Dokumentenverwaltung bei Fensterbau Kipf zu optimieren und so einen modernen, strukturierten Workflow zu gewährleisten, der dem engagierten Kipf-Team schnell und übersichtlich
alle wesentlichen Abläufe zugänglich macht.

Dokumentenmanagement auf Basis von ELO

Dank des innovativen Dokumentenmanagementsystems ELO, ist bei Fensterbau Kipf & Sohn die komplette Verwaltung nahezu papierlos. Die gemeinsam formulierten Ziele der Zusammenarbeit wurden zur vollsten Zufriedenheit erreicht: Mehr Flexibilität, mehr Professionalität und eine deutliche Beschleunigung im Auftragsmanagement sorgen jetzt für mehr Durchblick in der Verwaltung, eine schnellere Bearbeitung und mehr Kundenzufriedenheit. Vom neuen digitalen Workflow profitieren alle Innendienst- und Außendienstabteilungen.

Papierflut ist nun Geschichte

Hatte bis vor wenigen Monaten noch Papier die „Oberhand“ bei Fensterbau Kipf, so können die Fensterbau-Spezialisten jetzt von ihrem PC aus auf ein funktionierendes und zeitgemäßes digitales Archiv zugreifen, den elektronischen Leitz-Ordner (ELO). Dieser führt mehrere Arbeitsgänge zusammen und vereinfacht die Prozessabläufe ungemein. Wird beispielsweise ein Angebot gedruckt, so wird es automatisch im elektronischen Archiv abgelegt und kann bei Bedarf nach bestimmten Suchkriterien wieder aufgerufen werden. Im Dokumentenmanagement werden alle auftragsrelevanten Belege und Dokumente automatisch verschlagwortet, also mit beschreibenden Details versehen.
Liegt später eine Auftragsbestätigung vor, ist sie jederzeit geordnet nach Jahr, Monat, Typ und Kunde im Archiv zu finden. Auch Lieferschein und Rechnung werden automatisch im Archiv der jeweiligen Auftragsbestätigung zugeordnet, sämtliche auftragsrelevanten Dokumente sind mit der Auftragsnummer versehen und werden vom System automatisiert in einen Ordner abgelegt.

Digitale Ablage sorgt für Transparenz
Für höchste Prozesssicherheit und Transparenz sorgen Barcodes, die automatisch auf ausgehende Dokumente gedruckt werden. Kommt ein externes Dokument zurück, landet es nach dem Scannen direkt in der Postbox des verantwortlichen Mitarbeiters. Diesem liegen dann sofort sämtliche Informationen vor. „Für uns ist die strukturierte digitale Ablage ein Quantensprung“, macht Geschäftsführer Friedrich Kipf deutlich, denn: "Bis vor kurzem hat uns die Papierflut sehr zu schaffen gemacht. Wir haben viel Zeit damit verbracht, Belege und Durchschläge manuell abzulegen. Mit dem digitalen Dokumentenhandling entfallen lange Suchzeiten, denn mit einem Klick hat mein Team alle Dokumente übersichtlich im Blick. Der moderne Workflow bringt jedem Nutzer zeitliche Vorteile“, sagt Friedrich Kipf.

Auch die Server werden entlastet

Will ein Kipf-Mitarbeiter ein Dokument an einen Kollegen schicken, dann wird aus ELO heraus nur noch ein Link versendet, damit der Kollege dieses Dokument und alle dazugehörigen Informationen sofort im Archiv aufrufen kann. Die Folge ist eine erhebliche Reduzierung der Speicherkapazitäten im gesamten Unternehmen und somit auch eine spürbare Kostenreduzierung. „Mit einem Mausklick hat der zuständige Kollege sofort Zugriff auf alle vorliegenden und relevanten Dokumente und bekommt so schnell einen Überblick über den gesamten Auftrag und die anstehenden Arbeitsschritte“, ist Friedrich Fink beeindruckt.

"Am Beispiel von Kipf sieht man, wie auch kleinere Fensterbauunternehmen von optimierten Prozessen nachhaltig profitieren", so Gerhard Ebert, Geschäftsführer der 3E Datentechnik GmbH, über das gelungene Projekt der Prozessoptimierung. Die nächste Ausbaustufe der Optimierung ist beim Fensterbauunternehmen bereits geplant, denn auch die schriftlichen Abwicklungen im Bereich der Montage sollen digitalisiert werden.